預算是協助實現財務目標的一個工具，預算中的費用有兩類：

        固定費用：不隨著活動的參加人數而變動，即使實際收益少于預期收益時，固定費用也不變。項目的市場營銷費是一種固定費用。
        在籌劃活動過程中，同各方面談判協商時，必須考慮所編制的費用預算。在合同中，應對應付因天氣或其他因素而產生的出席人數的變化情況留有余地。確保任何談妥的定金或違約費在你方需要支付時你的預算上能提供這筆錢。

        可變費用：是根據出席人數或其他因素的變動而變動的。餐飲費用屬可變費用。

        通過以上介紹，相信您已對操作會議有了一個大概認識，從中不難看出真正操作好一個會議，從籌劃開始，到具體操作并落實每一個細節，其過程相當辛苦和復雜多變。如果是在主辦單位所在地舉辦會議，因為各方面關系熟一些，可能操作起來會比較順利，如果是在外地舉辦會議，那么會議操作的難度會提高，很多因素是您預先無法預料和控制的。

        1.工作量大，涉及面廣，事無巨細，親歷親為。會議執行人員需耗費大量體力和腦力。
        2.由于會議形式多樣，不是每一個會議執行人員都經驗豐富，需要相關人士的指點。
        3.由于要與不少相關單位（酒店、機場、餐廳、廣告、印刷廠商、車隊等）發生聯系，就某一問題進行談判，達成利益合作，勢必牽扯到付款問題。這樣會產生多頭付款現象，對財務操作帶來不便。

        有沒有什么辦法可以化解這些問題呢？當然有！您可以委托一家在會議舉辦地服務行業中較有影響的企業。這些企業由于專業，可以在諸多方面對您的工作進行協助和建議，而您則可以將有限的精力和時間用在最需要您的地方，同時有了他們的支持，使您操作的會議更有聲有色、錦上添花，獲得各方面的認可與贊譽。